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對基層銀行集中采購工作的思考及建議—以某大型商業銀行為例

發布時間:2018-07-19 10:09:32


者:中國建設銀行福建省莆田分行、助理執行會計師  陳曉倩

 

中國銀行業正在告別“高增長、高息差、高利潤”的“三高”時代,緩步踏入“盈利放緩、息差收窄、質量下滑”的新時期,在銀行業產品同質化的當前,未來銀行間的競爭歸根到底是成本的競爭。

集中采購作為運營成本支出的重要環節,必將成為節支創效不容忽視的部分。如何強化采購管理,防范采購道德風險,推動采購流程變革,節約采購成本,提高采購質量,實現合理配置資源、提高資金效益顯得有為重要。作為基層銀行從事采購工作的一員,現以某大型商業銀行為例,談談筆者對基層銀行集中采購工作的思考及建議。

一、基層銀行集中采購工作的現狀

(一)采購制度建設和執行方面

近年來,某大型商業銀行已經建立比較健全的采購規章制度,如集中采購管理辦法、集中采購操作規程、供應商管理規程、集中采購項目操作手冊、集中采購項目檔案管理實施細則等等,為該行采購工作在制度下操作建立有效框架。基層行也已根據上級行要求建立一整套完善的規章制度,并建立兩級集中采購決策委員會:集中采購決策委員會和集中采購部門決策委員會,使采購項目的決策更加公開、民主。

(二)采購隊伍建設方面

目前,某大型商業銀行各層級行一般設有專、兼職采購人員,并按崗位分離要求分別設立供應商管理崗、采購崗、合同執行管理崗,為該行采購工作的開展提供了有力的保障。

(三)采購系統應用方面

某大型商業銀行的采購系統在多年來不斷地升級改造中功能越來越強大,更加符合各層級行采購操作和采購管理需求。采購系統的大力推廣和應用,逐步減少采購項目系統外紙質審批數量,有效地控制采購工作中的人為干預,使采購工作更加公開、公平、公正,為打造“陽光采購”創造有利條件。

(四)項目管理與流程控制方面

基層行采購工作執行“供應商管理—采購談判—合同執行管理”全流程管理模式。在采購過程中,各相關部門職責明晰,各司其職。采購方案的制訂全面、合理,采購需求明確、完整,采購項目競爭性充分。采購方案和采購結果均通過采購系統按規定報經有權審批人批示后執行。采購項目均有簽訂采購合同,合同內容能有效落實談判成果,需求(管理)部門能按照制度規定組織驗收工作,并按照合同約定履行驗收手續。

(五)供應商管理方面

基層行已建立合理的供應商征集渠道,且征集方式多樣化,有公開征集、供應商自薦、需求(管理)部門推薦。建立供應商信息庫,儲備充足的潛在供應商,保證采購項目的開展能形成有效競爭。對候選供應商的審核及選取是好中選好,優中選優,并根據供應商的履約和售后情況,對供應商實行動態管理,對信息庫內供應商及時評價和清理。

(六)評委管理與評審方面

基層行能通過采購系統建立評委信息庫,采購小組的評委均源自評委信息庫,采購過程評委數量及構成符合制度規定。并根據采購項目需要選擇合適的評審方案,評審指標制訂公平、公正。采購過程評委按照既定評審內容和標準進行評審,有效控制并杜絕人為主觀評判。

(七)采購成本管控方面

目前,某大型商業銀行已經通過目錄清單管理模式規范和界定各層級行的采購范圍及權限。這樣既滿足了各層級行日常業務開展所需的采購,又保證了上級行對下的采購管理需求。在此基礎上,以某銀行莆田分行所屬的一級分行—福建省分行為例,通過梳理各二級行普遍使用、具有一定采購規模、需求同質化較高、配置標準較統一的物品和服務,上收部分采購權限,加大了采購的集中度,進一步節約采購成本,如辦公設備及辦公類用品采購、出納機具耗材采購、外聘律師提供法律服務采購、特約商戶維護業務服務采購、員工著裝采購、工程造價咨詢業務合作咨詢公司采購、自助設備和終端保養服務采購等等。

以辦公設備及辦公類用品集中采購為例,某銀行莆田分行2015年度自行采購辦公設備及辦公類用品,全年辦公用品費及零星辦公用具共支出169萬元。2016年度通過福建省分行集中采購,某銀行莆田分行全年辦公用品費及零星辦公用具共支出130萬元,節約39萬元,節約率達到23%。

二、基層銀行集中采購工作存在的問題

1. 某銀行莆田分行所屬的一級分行為福建省分行,所轄區域不大,各地市經濟發展較均衡。雖然近幾年省分行在采購工作方面加大集中力度,上收部分采購權限,但是一些需求標準不統一的采購項目仍然由二級行執行采購。在實際操作中,我們會發現采購近期上級行或部分兄弟行已采購需求類似的采購項目,從采購周期、節約采購成本和人力成本方面考慮,該行理應參照上級行或兄弟行的采購結果。但是采購規章制度中沒有涉及這樣的采購方式,無形中多頭采購,增加不必要的運營成本。

2. 某大型商業銀行采購系統內部管理流程日趨完善,但是針對外部供應商的報價系統仍然是空白區域。目前,該行的現場采購操作依然采用傳統的面對面談判,進行采購需求溝通、采購價格談判等。這種傳統的報價模式不僅耗時,且所需行內采購人員較多,不利于采購效率的提高以適應業務發展所需,更不利于人力資源的分配應用。

3. 未建立集中采購成本支出后評價體系, 集中采購效果不易確定。當前, 基層行在組織實施集中采購時, 大多注重了集中采購事項的過程和結果, 而對集中采購成本支出后評價卻是空白, 沒有制定出成本支出后評價方法和評價指標體系, 造成集中采購實施結果無法準確判定。

三、對基層銀行集中采購工作的建議

鑒于某基層商業銀行集中采購工作的現狀及所面臨的問題,筆者提出以下幾點建議:

一是建立行內采購信息共享機制。加強采購信息和采購工作經驗交流, 特別要把各地集中采購范圍內的物品、工程和服務的價格在內部公布, 使基層行在具體實施時有明確的參照, 減少集中采購的盲目性, 提高工作準備效率和資金效益。建議在新一輪采購規章制度更新修訂中,考慮增加參照行際間近期采購結果的采購方式。在大數據和云計算的大背景下,某大型商業銀行近幾年也加快采購信息化建設,可考慮在采購系統內增加各行際間的采購信息數據資源共享模塊,實現可參照行際間近期采購結果的功能。

二是加快采購信息化建設及應用。建議建立采購報價系統,對外采購報價系統的建立不僅可兼顧采購工作,宜可將銀行報廢的固定資產在此系統進行處置拍賣。這樣不僅可以最大限度地提高采購工作效率,也可進一步規范現場采購工作流程,填補某銀行在該領域的空白。

三是提升集中采購集約化水平。通過報送年度集中采購計劃的方式,匯總整合轄內各層級行同質同類的采購需求,由一級分行及以上層級機構統一實施集中采購,這樣可擴大采購數量形成規模效益,增加銀行在采購談判中的議價話語權,減少采購環節經銷商的盤剝,有利于降低采購成本。

四是建立銀行間同業采購信息溝通交流機制。各商業銀行應加強采購業務的溝通與合作,交流采購經驗,實現采購信息資源共享,共同探討采購工作中存在的問題等。可通過銀行業協會參與組織協調當地各商業銀行需求一致的采購項目,如鈔幣押運服務,以此各商業銀行可聯合抵制保衛押運公司市場價格壟斷局面,以減輕單家銀行鈔幣運送費逐年攀升的壓力,扭轉各銀行在該采購領域的弱勢局面。

五是加強采購隊伍的建設。人力資源具有可再生性,合理地開發利用和培訓人才,是提高人力資源使用效率的有效途徑。進一步加大培訓力度、優化培訓內容、推廣形式多樣的培訓,通過培訓、跟崗、輪崗的方式,加強采購人員隊伍的建設,這樣可有效貫徹和落實各項規章制度,糾正和杜絕采購操作和采購管理中的違規違紀行為,進一步提升采購工作的規范化管理水平。

六是建立集中采購效益評價指標體系, 對集中采購進行監督管理。為了對集中采購的效果進行客觀的評價, 必須建立一套科學合理的效益評價指標體系, 主要內容是將每一項集中采購項目從本單位歷史價格、質量等方面進行縱向對比的同時, 與其他行同一采購項目在相近時間內進行橫向對比, 只有進行了縱橫兩個對比后, 才能對集中采購項目的效益做出科學合理的評價。另外, 發揮紀檢、內審等職能部門的監督職責, 防止集中采購過程中出現的腐敗行為, 保證集中采購工作的公平、公正。

關于商業銀行提高采購效率和防范采購風險的研究

中國建設銀行安徽省分行財務會計部,四級財務師  翁良松

商業銀行集中采購經過多年的實行,已經取得顯著成效。實際工作中,通過業務的整合和人員的集中,提高了集中采購集約化程度,在節約成本、保障供給等方面也取得了明顯成效。但是提高效率和防范風險是一對矛盾。防范風險常以犧牲效率為前提,一味追求效率必將影響風險防范。筆者結合實際,對此問題進行了一些思考與研究。

一、要堅持提高采購效率與防范采購風險并重

效率是單位時間完成的工作量,講究的是快捷、速度。需求部門看重和強調的是采購的效率。采購項目在需求管理部門醞釀、前期準備時間一般較長,一旦提出采購需求就急于采購。但實際操作中,采購走程序是有一定周期的,有的采購需求因要件不全還會返工,會進一步延長采購時間。一旦出現需求管理部門和采購部門產生矛盾的情況,采購部門首先應樹立服務意識,想需求部門之所想,急需求部門之所急,加強與需求部門的事前溝通,并給予必要的工作流程指引,以提高工作效率。

防范風險特別是道德風險,是采購工作一個非常重要的問題。西方經濟學的 “經濟人”假設,即人都是追逐利益的,每個人都可能出問題。現實中,有的采購項目標的很大,這在一定程度上又可能會滋生道德風險。采購工作實行全流程管理,會導致職責的集中,也會帶來權力的集中。為了防止出現諸多問題,就需要制定嚴密的管理制度,做到“不能不想不敢”。“不能”靠的是嚴密制度;“不想”靠的是廉潔教育;“不敢”靠的是嚴厲處罰措施。在加強內控合規部門、審計部門以及需求管理部門的內外監督的同時,采購部門內部要加強內控制度設計,形成有力、有效的內控機制。確保采購工作人員做到嚴格自律,潔身自好,做到“常在河邊走,就是不濕鞋”。

二、提高采購效率的措施

目前,采購的效率主要取決于采購的前期準備時間和采購時間。采購的前期準備時間包括采購需求編制、技術參數的設置、預算編制、項目立項等時間,以及需求部門和需求管理部門之間的溝通時間,這主要取決于需求管理部門的工作效率。采購時間包括需求審核、供應商推薦、采購方案報批、招投標、采購結果報批以及合同簽署等時間,這取決于采購部門的工作效率。一旦項目啟動時間不足,經過采購前期準備,采購時間就會倉促,可能就會造成采購逆流程等采購問題。為了防范采購風險,應該建立健全以下管理措施,以提高采購效率。

(一)加強采購的計劃管理。編制采購年度計劃或季度計劃,確定可預見的采購項目啟動時間,實施時間,以及采購完成時間,做到早計劃、早部署、早安排。通過編制采購計劃,可以對同類采購項目進行整合。嚴格控制計劃外采購事項。對于計劃外采購項目,需求管理部門必須在采購申請簽報中說明未申報采購計劃的原因,采購經理須審核未納入計劃的原因,符合條件的,在優先安排計劃內事項的前提下,再安排計劃外項目采購。

(二)建立采購提醒制度。提醒制度應包括兩個方面,一方面對于已經采購過的項目,在合同到期前3個月,書面提醒到部門,如需繼續采購,提請部門早立項、早安排。另一方面,要加快采購文件流轉速度,以節約采購時間。對采購方案和采購結果文件的會簽和審批進行提醒,文件流轉到哪,要做到提醒的郵件和電話就到哪。

(三)規定采購類別采購時間。不同的采購類別不同的節點采購時間不同。應分門別類,梳理出采購主要節點,擬定采購需求的審核時間、采購方案和結果的報批時間、開標時間、評審時間,以及合同簽署時間等,加以控制。

(四)建立信息反饋制度。加強溝通,對于已經提供采購需求的采購項目,采購部門按周反饋采購項目采購進度。對采購需求提請、采購方案、發標、開標、采購結果、合同簽署等6個節點完成時間進行登記和公開,并與采購規定時間進行比較。

(五)提高采購需求質量。采購需求應明確、清晰、量化、完整。采購需求一般包括商品種類、規格(配置)、數量、質量要求,供應商資質要求,供應安排(時間、地點、供貨費用的承擔等)、貨款支付要求、售后服務要求、報價要求等內容。采購需求的完整,一是對商品及供應的要求完整,二是不得化整為零和釣魚式采購。采購需求的質量是保證采購質量和效率的前提。根據采購項目不同,擬定幾種采購需求的版本,供需求管理部門使用。

(六)建立靈活采購機制。在符合采購流程前提下,對于個別緊急事項,可以開通特事特辦的緊急通道。對于可以批量采購且價格較穩定的項目,應該進行充分整合,采購框架協議加訂單的方式,適當延長合同期限。前期采購項目,也可以采取續約方式,以緩解采購壓力,提高采購效率。

三、防范采購風險的舉措

(一)明確職責。明確職責是為了避免扯皮,滋生風險。需要明確以下三方面職責:一是部門職責。確定需求部門、需求管理部門、采購部門、監督部門、合同執行部門的職責;二是崗位職責。確定供應商管理崗、采購經理以及合同執行崗的職責;三是人的職責,即評委的職責。努力營造各負其責的良好采購環境,避免扯皮現象的發生。

(二)規范管理。梳理各采購環節的主要節點,規范主要節點的管理要求。以下三方面需要進一步規范:一是供應商管理的規范。規范供應商征集方式,對于推薦、自薦的,建立登記備查制度;建立供應商履約考評、選用、退出和禁用制度;建立存在不良記錄供應商約談制度。二是采購評審的規范。采購評審的規范從制定采購評審方案開始。實行分類管理,根據采購商品的不同采用不同的評審方法;設置合理的指標及權重,非價格與價格指標、非價格的不同指標的設置必須嚴謹和科學;嚴格執行采購評審方案。三是授權執行規范。采購需求、采購預算、采購方案(含采購方式選擇、評審的方法、評標小組組成等)、采購結果等必須經過有權審批人審批同意。

(三)再造流程。隨著采購管理半徑延伸、采購范圍擴大、采購品種增加等,需要對采購流程重新設計,以滿足全行采購工作的需要。一是實行項目負責制。采購部門各崗位實行負責制。采購項目實行采購經理負責制;供應商管理崗對入庫的供應商負責;合同執行崗對合同的執行負責。二是重建供應商庫。杜絕供應商不在供應商庫參加采購的情況。分門別類,全面重建供應商庫,以滿足日常采購工作的需要,并進行動態管理。三是更新評委庫。杜絕評委不在評委庫參加評審的情況。全面更新評委庫,同時建立評審項目的評委庫。四是正確選擇采購方式。根據采購項目和采購金額的不同,正確選擇不同的采購方式。續購和單一來源方式要理由充分,并提供證明材料。五是優選評審方法。不同的采購項目需要不同的評審方法。六是評審標準須科學、合理,根據采購項目特點制定。評審指標須與采購需求匹配,盡可能量化。六是公示采購結果。采購結果經審批同意后,在一定范圍進行公示。經公示后的采購結果再下達中標安排和中標通知書。七是加大批量采購。尋找有具備跨區域供應能力的供應商,對于同類且價格穩定的采購項目,經過整合,以簽訂框架協議的方式,進行安排,并適當延長合同期,減少采購批次,減少采購的風險。

(四)陽光采購。在采購部門主頁開辟專欄,設置采購項目“信息公告欄”,對采購項目的采購信息進行公示。一是公示采購進度。定期(按周)公示采購項目在不同采購節點的進度,以便二級分行和需求管理部門了解和監督;二是公示供應商建庫信息以及建庫情況,接受監督;三是公示采購結果,接受監督。

(五)強化監督。采購監督除了采購部門自身的監督機制外,還需要以下三方面監督:一是內控合規部門全流程監督。內控合規部門采用現場和非現場監督;二是需求管理部門的監督;三是建立采購資料審核制度。采購經理完成采購項目后,要及時歸檔采購資料。采購部門設置專人負責采購資料的審核和歸檔。

(六)加強教育。對采購人員的教育,首先是提高認識。通過對采購規章制度的學習掌握,提高采購人員自身的業務素質,以避免采購工作中的操作風險。其次是警鐘長鳴。可以通過會議、培訓等形式,開展教育活動;也可以通過在開標室張貼采購工作規則和采購要求,在開標前宣讀等加以強調;還要制定集中采購開標、評標規則與紀律等。三是嘗試建立采購人員處罰規定。對于玩忽職守、弄虛作假、內外勾結、操縱評審等行為,情節嚴重的,除了按照有關規定進行懲罰,堅決調離采購崗位。

工作中,可以通過對采購工作橫向分權制約,縱向授權管理,防止權力過于集中,也可以把權力分散在不同崗位、不同采購環節。但權力分散,環節多、過程長,工作的周期就長,采購效率會受到影響。提高效率和防范風險確實是矛盾的兩個方面,只有通過建立健全采購工作機制,采取規范合理的措施,分而治之,提高效率和防范風險才能收到良好的效果。

 

 

 

 


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