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金融采購服務實踐與思考

發布時間:2018-12-15 10:52:01


中國金融集中采購網   徐平

金采網自成立至今已經有近九年的時間,作為一家長期致力于金融機構集中采購服務的機構,在現代信息技術蓬勃發展的時代,如何為采購工作提供更有效的服務有了更多的實踐經驗和路線思考。

2001年9月20日,財政部金融司發文《關于加強國有金融企業集中采購管理的若干規定》,首次提出金融企業集中采購工作的規范性要求,包括成立評審委員會和成員,設立集中采購工作辦公室,建立集中采購制度和目錄等,金融集中采購業務開始從無到有,進入1.0時代,各機構按照規定,陸續的組建了自己的采購部門和采購團隊,這一工作持續了七八年;2009年,中國金融學會金融采購專業委員會成立,金融采購業務進入從有到優的階段,各大型金融機構開始組建專業的采購團隊制定更詳細的集采制度,優化采購流程,同時與采購有關的一系列國家法律法規出臺,大型的金融機構還逐步的深入發展,采購業務專業能力逐步完善,比如建立機構內部的供應商管理機制和信息系統;今年3月1日,財政部發布《國有金融企業集中采購管理暫行規定》,進一步提出了專業化、信息化、標準化、規范化的要求,金融采購進入3.0時代,將來的金融采購業務勢必更加的公開透明和高效,同時國家更加強化采購項目管理和監督機制,與金融集中采購相關的服務技術也進入不斷創新的時代。

金采網通過長期一線的采購業務服務發現,金融采購工作的難點主要包括以下四點:1,如何完善采購管理體系和流程使得采購制度和自身的實際需求相匹配;2,如何組織采購實施?做到決策管理與操作相分離,避免采購過程中的暗箱操作,保證合規性;3,如何做到加強社會公眾監督,積極執行信息公開要求;4,如何依法合規的做好集中采購相關工作,同時實現多部門協作和行業化的信息共享。金融集中采購業務過程繁雜,周期長,有的時候任務重時間緊,也給采購工作帶來了極大的挑戰,一個典型的金融采購業務流程和階段如下圖。

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那么圍繞金融采購服務,我們認為關注點應該圍繞金融采購項目實施為核心,首要關注采購業務的三個方面:一是采購項目管理能力,比如如何幫助金融機構遵循新規定,新要求,構建適合本單位的采購制度,完善采購管理體制和運行機制;二是采購業務專業技能的提升,比如采購計劃編制,采購項目立項,采購文件編制,采購實施,采購驗收,供應商管理,檔案管理,合同管理……;三是如何幫助采購部門防范控制風險,比如采購預算編制與執行的風險,采購方式選擇的風險,采購流程進展的風險,供應商履約的風險。因此金采網認為,依托信息化的金融采購服務體系應該具備從點到線到面到體的體系化服務能力,其中點是一些圍繞采購工作開展的微服務,比如項目咨詢,采購工具箱;線是圍繞采購工作當中某一業務專業所做的服務,比如公告發布,資料審核,風險監測,供應商尋源都是階段性的一條線式服務;面是圍繞金融采購某一環節所做的專業化,知識化的深度服務,比如金融行業評審專家庫的服務,金融行業供應商尋源一體化的服務;最后的體即是圍繞整個金融采購業務進行的多業務融合的采購綜合管理體系和平臺化服務,比如內外網場景融合的采購線上業務服務平臺。

金采網基于以上的發展形勢和自身的服務戰略,不斷強化自身的金融采購服務工具和信息化服務平臺。2018年,我們開發完成了基于金融采購全流程電子化服務的“金采e電子化采購平臺”,該平臺可以從采購計劃管理到采購尋源管理,采購過程管理,以至最后的采購合同管理,實現全流程在線管理,采購形式方面也覆蓋了招標、詢價、競爭性談判、競爭性磋商、單一來源、協議采購等常見的采購方式,可以滿足幾乎所有的金融機構不同類型的采購項目管理需求。

“金服e本地化綜合服務平臺”是我們推出的另外一個圍繞金融采購工作后服務的綜合平臺,可以解決采購項目實施完成后,對于不同產品、設備、廠商,差異化服務的統一管理和分級式服務模式,該平臺還提供方便快捷的移動終端App來實現對服務的時效性要求。

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再以采購項目實施前期服務的公告及尋源一條線服務為例,金采網提供的采購前期公告服務,包括公告發布,在線報名,資料審核和風險監測四個服務模塊,公告發布確保格式規范,內容全面,要求合理,整體合規,同時還要求快速高效完成公告發布工作,保存公告記錄,減輕采購前期的工作量;在線報名完成了線上自助報名加線下人工服務,可高效應對供應商報名階段繁雜的對外溝通工作,尤其有助于同時進行多個采購項目;資料審核對通過不同渠道報名的供應商進行資格預審,對潛在存在風險的供應商予以提示,使得采購部門能夠提前掌握風險信息;風險監測依據金采網供應商庫,結合不同來源的供應商信息,基于大數據分析技術對供應商全貌進行畫像,提供采購過程(以及后續履約過程)中常態化的供應商風險監測,為履約提供持續保障。

最近幾年各金融機構的采購項目也不斷增長,對金融采購服務的需求也不斷爆發。2016年全年有30多家金融機構在金采網共發布了7000多條采購信息,而截至2018年10月份,已經有80多家金融機構,累計在金采網發布了21000多條采購信息。

對于金融采購服務,將越來越發展成為專業化的價值服務體系,同時,信息技術和互聯網技術的飛速發展,也將給這一服務體系帶來創新性的變化,譬如基于大數據技術的供應商風險監測,基于信息共享技術的行業供應商數據庫,以及針對工作難點的深度技術服務。未來的金融集中采購服務,一定是助力金融機構將采購工作化繁為簡,創造價值的一個過程。

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